La facturación en las clínicas dentales es una de las áreas que más dudas genera en la práctica diaria:
¿Hay que emitir factura aunque el paciente no la pida?, ¿cuándo debe hacerse?, ¿qué ocurre si el tratamiento se cobra antes de realizarse?, ¿cómo afecta la llegada de Verifactu?
A continuación, resumimos de forma clara los criterios básicos que toda clínica dental debería aplicar.
¿Existe obligación de emitir factura?
Sí. El Reglamento de facturación establece que todas las clínicas dentales están obligadas a emitir factura por los tratamientos realizados, con independencia de que el paciente la solicite o no, y a conservar copia de todas las facturas emitidas.
Aunque existen facturas simplificadas para importes inferiores a 400 euros, en la práctica resulta recomendable emitir siempre facturas completas, ya que:
- Gran parte de los tratamientos superan ese importe.
- La clínica ya dispone de los datos del paciente.
- Los programas de gestión lo facilitan.
- Permite un mejor control fiscal y contable.
¿Cuándo debe emitirse la factura?
Desde un punto de vista práctico, podemos distinguir cuatro situaciones habituales:
- Tratamientos cobrados en el momento de su ejecución. No plantea dudas: se realiza el tratamiento, se emite la factura y el paciente paga.
- Tratamientos cobrados después de su ejecución. La factura debe emitirse cuando se realiza el tratamiento. El cobro posterior se refleja como una deuda del paciente hasta que quede saldada.
- Tratamientos cobrados antes de su ejecución (anticipos o financiación). Este es el supuesto más delicado y el que más atención requiere, especialmente con la entrada en vigor de Verifactu.
Cuando el paciente paga total o parcialmente un tratamiento antes de realizarse —ya sea con recursos propios o mediante financiación—, el Reglamento de facturación obliga a emitir una factura de anticipo en el momento del cobro.
En esa factura debe indicarse claramente que el tratamiento no está ejecutado, por ejemplo:
“Anticipo a cuenta de tratamiento según presupuesto nº X (tratamiento no ejecutado)”.
A medida que el tratamiento se va realizando, la clínica deberá emitir la factura correspondiente al tratamiento ejecutado, descontando el anticipo. Estas facturas pueden tener importe final cero si el anticipo cubre totalmente el tratamiento realizado en ese momento.
Desde el punto de vista contable, estos anticipos no son ingresos, sino una deuda de la clínica frente al paciente, y deben registrarse en una cuenta de anticipos de pacientes en el pasivo del balance. Los ingresos se reconocen únicamente cuando el tratamiento se ejecuta.
- Tratamientos cobrados de forma periódica sin coincidir con lo ejecutado
En estos casos, lo correcto es facturar conforme a la producción real del tratamiento, registrando anticipos o saldos pendientes según corresponda.
¿Por qué es tan importante hacerlo bien?
Facturar correctamente permite:
- Reflejar la imagen fiel de la clínica.
- Evitar adelantos innecesarios de impuestos.
- Analizar correctamente la rentabilidad del negocio.
- Calcular comisiones sobre tratamientos realmente realizados.
- Reducir riesgos fiscales con Verifactu.
Por ello, es fundamental que cada clínica disponga de un protocolo interno de facturación, que indique claramente cómo actuar en cada supuesto.
¿A nombre de quién debe emitirse la factura?
La factura debe emitirse a nombre del paciente que recibe el tratamiento, incluso aunque el pago lo realice un tercero.
En el caso de menores de edad, lo habitual es emitir la factura a nombre del padre, madre o tutor, indicando en el concepto el nombre del paciente.
Una última idea clave
La factura es un documento mercantil que acredita un tratamiento realizado.
Por ello, no debe entregarse una factura por un tratamiento no ejecutado, salvo que se indique expresamente que se trata de un anticipo.
