Cuándo se factura
Esta es la pregunta más difícil de resolver. En los tratamientos realizados en las clínicas dentales, podemos distinguir los siguientes supuestos que vamos a ir viendo por separado:
- Tratamientos que se cobran en el momento de su ejecución.
En este caso, no genera ninguna duda. Se ejecuta el tratamiento, se factura y el paciente paga en ese momento.
- Tratamientos que se cobran con posterioridad a su ejecución.
Este es el caso menos probable en el sector, pero últimamente vemos algunas clínicas que permiten pagos fraccionados una vez terminado el tratamiento. En este caso, en el momento de realizar el tratamiento debemos emitir la factura. El ingreso quedará contablemente reflejado en el momento de emitir la factura y, al mismo tiempo, quedará reflejada la deuda que tiene el paciente con la clínica en una cuenta de activo del balance. A medida que vaya pagando el paciente, esa cuenta que refleja la deuda irá disminuyendo hasta que quede totalmente saldada.
- Tratamientos que se cobran antes de su ejecución, ya sea por pago anticipado o por financiación.
Cada vez vemos más clínicas que utilizan esta fórmula. Consiste en que el paciente pague el tratamiento íntegramente antes de ser ejecutado, ya sea al contado o mediante la financiación del tratamiento con alguna entidad de crédito.
Es la situación que más problemas nos puede generar tanto desde el punto de vista operativo como desde el punto de vista económico, fiscal y legal.
El Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación señala que debe expedirse factura por los pagos recibidos con anterioridad a la prestación de servicios. No obstante, a efectos prácticos y por la argumentación que vamos a ver a continuación, entendemos que, en el caso de pagos anticipados, es mejor emitir un recibo que refleje el pago realizado por el paciente y expedir la factura una vez ejecutado el tratamiento. Hay que tener en cuenta que, al estar los tratamientos odontológicos exentos de IVA, no se genera ningún perjuicio económico para la hacienda pública.
El titular de una clínica dental puede ser una persona física o una sociedad. En el caso de ser persona física, determinará el rendimiento de la actividad por el régimen de estimación directa y ese rendimiento se determina por aplicación directa de las normas del impuesto de sociedades. Por lo tanto, los comentarios que vienen a continuación se aplican tanto a personas físicas como a sociedades.
Pues bien, desde un punto de vista tanto fiscal como económico se utiliza el principio general del devengo para la imputación de ingresos y gastos. Este criterio es básico para cuantificar la renta del período impositivo y nos dice que solo se han de integrar en la base imponible del impuesto los ingresos y gastos devengados en el período. El principio del devengo nos dice que los efectos de las transacciones o hechos económicos se han de registrar cuando ocurren, imputándose al ejercicio al que las cuentas se refieren los gastos y los ingresos que afecten a este, con independencia de la fecha de su pago o cobro. Además, este principio es el que mejor refleja la imagen fiel de la clínica.
Lo vemos mejor con un ejemplo que, aunque un tanto exagerado, nos puede servir para comprender mejor este principio.
Imaginemos que la clínica realiza una única operación en el ejercicio 2020 y recibe el 31-12-2020 un cobro de 20.000 euros de un tratamiento que se va a ejecutar al año siguiente y que va a tener unos costes (materiales, doctores, laboratorios, etc.) de 15.000 euros y en 2021 el único tratamiento que realiza es el que cobró el 31 de diciembre de 2020.
Si contabilizásemos ese cobro como un ingreso en 2020 (aplicando el criterio de caja y no el de devengo), tendríamos un beneficio de 20.000 euros en 2020 y pagaríamos impuestos por ese beneficio, mientras que en 2021 tendríamos unas pérdidas de 15.000 euros que fiscalmente compensaríamos en los 4 ejercicios siguientes. Es decir, estaríamos adelantando impuestos que después no sabemos si podríamos recuperar.
Imaginemos ahora que el paciente que pagó el tratamiento por anticipado, por una causa de fuerza mayor, nos solicita la devolución del dinero en 2021. En este caso, habríamos contabilizado un beneficio en 2020 que nunca se llegaría a materializar.
Siguiendo con el mismo ejemplo, ¿cómo contabilizaríamos esa operación siguiendo el criterio del devengo?
En ese caso, contabilizaríamos el cobro del 31/12/20 como un anticipo y no lo llevaríamos a la cuenta de explotación (Pérdidas y Ganancias) hasta que no se realice el tratamiento. Es decir, en 2020 reflejaríamos el anticipo del paciente en una cuenta de anticipos en el pasivo del balance. Hay que tener en cuenta que la clínica tiene una deuda con el paciente hasta que no se realice el tratamiento y, por lo tanto, lo tendremos que reflejar en el pasivo del balance.
En 2021 cuando ejecutemos el tratamiento y tengamos los gastos derivados de ese tratamiento, reflejaremos en la cuenta de explotación tanto el ingreso de ese tratamiento como los gastos inherentes al mismo y, por diferencia, el beneficio de la operación y será en este ejercicio cuando se liquide el impuesto realmente generado.
- Tratamientos que se van cobrando a medida que se va realizando el tratamiento, pero no coincide el importe cobrado con el tratamiento efectivamente realizado. Sería el caso de un paciente que fracciona el pago en mensualidades iguales.
Realmente este caso solo es distinto a los anteriores si hay mucha diferencia entre el tratamiento realmente ejecutado y el pago que va realizando el paciente porque, de lo contrario y por aplicación del principio de importancia relativa, podríamos ir facturando por el importe que realmente paga el paciente.
En el caso de que lo queramos hacer escrupulosamente bien, tendremos que aplicar los métodos explicados en los puntos anteriores, es decir, contabilizar anticipos que se van anulando a medida que se va ejecutando el tratamiento.
Como resumen podemos decir que deberemos de facturar las cantidades realmente ejecutadas, es decir, lo que en las clínicas se conoce como producción. Si el cobro es mayor que lo producido, el saldo tendrá que aparecer en el pasivo del balance en una cuenta que podemos denominar anticipos de pacientes. Por el contrario, si el cobro es menor que lo producido, el saldo tendrá que aparecer en el activo del balance en una cuenta de clientes donde se refleje la cantidad que realmente nos adeudan los pacientes.
Esta forma de facturar tiene las siguientes ventajas:
- La contabilidad refleja la imagen fiel de la empresa, sobre todo en lo que se refiere a anticipos de pacientes. Esta partida en muchas ocasiones puede llegar a ser importante y, si no tenemos precauciones, puede generar una falsa sensación de tranquilidad en la gerencia de la clínica, porque realmente la clínica tiene liquidez, pero también tiene una deuda con el paciente hasta que no termine el tratamiento.
- Se liquidan los impuestos en el ejercicio correcto.
- Todos los análisis económicos y financieros que realicemos y los ratios calculados serán uniformes y comparables entre ejercicios.
- Si los empleados o profesionales de la clínica cobran comisiones sobre las ventas, éstas se calculan en el momento en el que se producen y no con antelación.
Si desea ampliar la presente información, no dude en ponerse en contacto con nuestro despacho enviando un email a asesor@proinda.es o bien llamando al teléfono 91.220.67.16
