El sector de las clínicas dentales ha ido evolucionando mucho en los últimos años. En la actualidad, las clínicas dentales son empresas y, por lo tanto, han de gestionarse como tal.

Hace años primaba la parte profesional de la clínica y podemos afirmar que simplemente con abrir un local ya acudían los pacientes sin necesidad de hacer ningún tipo de publicidad. En esa situación, el director o dueño de la clínica solo tenía que pensar en la parte profesional porque, teniendo bien cubierta esta parcela, los pacientes acudían y la empresa funcionaba.

En la actualidad ha cambiado esta situación y nos encontramos con una serie de problemas que antes no existían: más competencia; los pacientes tienen mucha más información que antes; hay que hacer grandes inversiones por el avance de la profesión y la tecnología; profesionales más formados y especializados, etc.

Sistema de control de gestión

La clínica dental actual es una empresa como otra cualquiera y, por lo tanto, sometida a los mismos riesgos.

Muchos de los riesgos que corren las clínicas dentales se podrían solucionar con la implementación de un buen sistema de control de gestión adaptado a su actividad.

Desde nuestra experiencia, las principales herramientas con las que cuentan las clínicas dentales para instaurar un sistema de control de gestión son las siguientes:

• Elaborar un plan estratégico.
• Confeccionar presupuestos.
• Análisis económico/financiero.
• Análisis y control de actividades operativas.
• Sistemas de información.

En esta primera entrega vamos a abordar las dos primeras herramientas.

1. Elaborar un plan estratégico (qué queremos ser dentro de unos años)

Es fundamental saber hacia dónde nos dirigimos y cuándo y cómo lo hacemos. Para ello tendremos que definir dónde estamos ahora y dónde queremos llegar dentro de unos años. Tendríamos que definir entre otras cuestiones, las especialidades que tratamos, la tipología de los pacientes actuales, el equipo profesional actual, etc.

Una vez definidas las variables actuales, tenemos que estudiar si podemos conseguir alguna ventaja competitiva respecto de otras clínicas dentales cambiando nuestra forma de trabajar. Por ejemplo, ¿nos especializamos en algún tratamiento en particular? ¿nos dirigimos a todos los pacientes o a un segmento concreto (por edad, situación económica, etc.)? ¿seguimos con el mismo equipo profesional? ¿realizamos inversiones en nuevos equipos?

A partir de estas respuestas tendremos que concretar el camino definiendo cuándo y cómo lo haremos.

Además, el plan estratégico nos obliga a centrarnos en lo que realmente es bueno para nuestra clínica, desechando aquellas ideas que se nos van ocurriendo día a día. Tenemos una hoja de ruta que seguir.

Esto no quiere decir que no podamos cambiar de estrategia. Deberemos cambiar de estrategia sobre todo cuando las circunstancias externas así lo aconsejen.

2. Confeccionar presupuestos (previendo el futuro)

No podemos adivinar el futuro, pero sí podemos cuantificar, en función del plan estratégico, unos estados previsionales que nos iluminen ese futuro.

Con esto quiero decir que, si tenemos claro nuestro plan estratégico (qué queremos ser en un futuro), podemos cuantificar los ingresos y gastos previsibles que vamos a tener. Eso nos permite elaborar una cuenta de explotación donde podemos determinar si nuestra estrategia se puede mantener en el tiempo o es una quimera.

Los presupuestos o estados previsionales nos van a permitir coordinar las distintas áreas de la empresa para conseguir nuestros objetivos. Si prevemos que nuestros ingresos van a ser de 100, lógicamente no podemos tener unos gastos de personal de 100.

Además, sirven para comparar la realidad con lo que teníamos previsto y, si surgen desviaciones, podamos adoptar las medidas correctoras necesarias. Si prevemos tener unos ingresos de 100 y realmente los ingresos son de 90, nos surgirá una desviación que tendremos que analizar primero y después tomar alguna decisión. Primero analizaríamos si esa bajada de ventas es debido a alguna variable coyuntural y, si es así, probablemente no haríamos nada. Si por el contrario no se debe a ningún aspecto coyuntural, tendríamos que adoptar soluciones que podrían ser por ejemplo forzar las ventas con un incremento de gastos de marketing o intentar bajar los gastos reestructurando determinados departamentos.

Estas desviaciones que van apareciendo en nuestros presupuestos son como los avisos que aparecen en nuestro vehículo cuando vamos conduciendo. Si se nos enciende el piloto de cambio de pastillas de freno, lógicamente llevaremos nuestro coche al taller para que nos cambien los frenos. Normalmente cuando se enciende este testigo, podemos hacerle caso inmediatamente o hacer algunos kilómetros más para tratar de apurar al máximo el cambio de las pastillas de freno, pero siempre circulando con mucho cuidado.

Imagínate conducir un coche sin ningún tipo de información, es decir, sin ningún testigo que nos diga cuando se nos va a acabar el combustible o cuando tengo que cambiar el aceite ¿Por qué algunas clínicas se empeñan en conducir sin los correspondientes testigos?

Los presupuestos son una herramienta necesaria para comprobar si la realidad de nuestra clínica se asemeja a la estrategia que hemos establecido. Nos informan de las desviaciones y nos hacen tomar las medidas correctoras necesarias para seguir con la estrategia establecida.

Si desea ampliar la presente información, no dude en ponerse en contacto con nuestro despacho llamando al 91.220.67.16 o bien enviando un email a administracion@proinda.es