PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS.
1. Objetivo
El objetivo de este documento es dar cumplimiento a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, en el marco de la Unión Europea.
La finalidad de la norma es proteger a las personas que en un contexto laboral o profesional detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves y las comuniquen mediante los mecanismos regulados en la misma.
El Sistema Interno de Información se establece para garantizar que, de detectarse y denunciarse una actuación contraria a lo establecido en nuestro ordenamiento jurídico, ésta será tratada de forma diligente y confidencial, asegurando el anonimato y/o la confidencialidad de la persona informante, del afectado y de cualquier otra persona mencionada en la denuncia.
Con este fin, además de un buzón físico de denuncias en la sede de PROINDA CONSULTORES (C/ Bravo Murillo, 377 piso 5º H – 28020 Madrid), se habilita un canal de denuncias a través de la web conforme a los requisitos legales.
2. Contenido del sistema interno de información
De acuerdo con el artículo 5 de la Ley 2/2023, el Sistema Interno de Información implantado por PROINDA:
- Permite a todas las personas referidas en el artículo 3 de la citada norma, comunicar información sobre las infracciones objeto de denuncia.
- Está diseñado, establecido y gestionado de forma segura, de modo que se garantiza la confidencialidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
- Permite la presentación de comunicaciones por escrito.
- Integra los distintos canales internos de información.
- Garantiza que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva dentro de PROINDA CONSULTORES con el objetivo de que la primera en conocer la posible irregularidad sea la propia entidad.
- Cuenta con un responsable del sistema.
- Cuenta con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
- Establece las garantías para la protección de los informantes.
3. Comunicación de irregularidades
3.1 Identificación de la posible irregularidad.
La persona que haya detectado la posible comisión de una infracción penal o administrativa grave debe reportarla inmediatamente a través del canal de denuncias y deberá ser atendida en el plazo máximo de 7 días hábiles desde su recepción.
El receptor de cualquier denuncia, por algún medio distinto al canal de denuncias, deberá ponerlo de forma inmediata, a la mayor brevedad posible y sin dilaciones, en conocimiento del responsable del sistema.
3.2 Requisitos de la denuncia.
La denuncia formulada por el informante deberá ser lo más detallada posible, describiendo la conducta, los tiempos y las personas implicadas, con la siguiente información:
- Relato claro y detallado de la conducta denunciada.
- Identificación de las personas involucradas.
- Identificación de otras personas que puedan conocer los hechos.
- Momento y lugar en que ocurrieron los hechos.
Todo aquel que presente una denuncia deberá hacerlo de buena fe y con la intención de colaborar en la persecución del delito y/o infracciones, nunca en exclusivo beneficio propio o con el ánimo de causar daño, razón por la cual deberá contar con pruebas objetivas y suficientes del incumplimiento alegado.
Al presentar la denuncia, el informante podrá indicar un domicilio, un correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de actuaciones.
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa de protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción del mensaje.
3.3 Tramitación de la denuncia
Cada denuncia será registrada y se le asignará un código de identificación. El sistema de gestión de información está contenido en una base de datos segura y de acceso restringido.
Una vez recibida la denuncia, PROINDA decidirá en un plazo no superior a 10 días hábiles:
a) Inadmitir la comunicación:
- Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
- Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción según el ámbito de la ley.
- Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento.
- En los demás supuestos recogidos legalmente.
b) Admitir a trámite la comunicación, en cuyo caso se notificará al informante en el plazo de 5 días hábiles.
c) Remitir con carácter inmediato al Ministerio Fiscal la denuncia cuando los hechos denunciados pudieran ser constitutivos de delito.
d) Remitir la comunicación a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación.
3.4 Respuesta al informante.
Si tras la investigación realizada se confirma la infracción denunciada, se contactará con el informante para proceder en forma común a su notificación a la institución correspondiente.
En el caso de que los hechos denunciados no fueran constitutivos de infracción sino que sean en sí mismos una queja, se referirá la misma al departamento correspondiente para que proceda a su análisis y respuesta al informante.
3.5 Información al denunciado/afectado.
En el momento de la investigación y de la forma en que PROINDA considere más adecuado para la buena marcha del procedimiento, se informará a la persona denunciada sobre los hechos que se le atribuyen.
Las personas afectadas tendrán derecho a ser oídas en cualquier momento durante la investigación y su declaración deberá quedar documentada.
En ningún caso se revelará al afectado la identidad del denunciante.
La presunción de inocencia se erige como principio básico de la investigación.
3.6 Terminación de las actuaciones.
Concluidas todas las actuaciones, el responsable del sistema emitirá un informe que contendrá al menos:
- Una exposición de los hechos relatados junto con el código de identificación y fecha de registro.
- La clasificación de la comunicación a los efectos de determinar su prioridad.
- Actuaciones realizadas en comprobación de los hechos.
- Conclusiones alcanzadas tras la instrucción y la valoración de los indicios en que se sustentan.
Emitido el informe, la Autoridad Independiente de Protección al Informante adoptará alguna de estas decisiones:
- Archivo del expediente, que será notificado al informante y al afectado.
- Remisión al Ministerio Fiscal.
- Traslado de lo actuado a otro organismo competente.
- Adopción de acuerdo de inicio de un procedimiento sancionador contra el afectado.
El plazo para finalizar las actuaciones y dar respuesta al informante no podrá superar los 3 meses desde la comunicación de la supuesta infracción.